SECRÉTAIRE MÉDICALE [Canada]

 

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Description du poste :

Sommaire de la fonction :

Personne qui, à partir d’une connaissance approfondie du fonctionnement des cliniques externes, accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et procédures complexes établies ou qu'elle modifie, selon les besoins. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat, à l’utilisation de la bureautique ainsi qu’à l’élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques. Elle peut vérifier le fonctionnement d’équipements informatiques et assurer un support technique aux utilisateurs.

FONCTIONS GÉNÉRALES

Responsabilités professionnelles et administratives

Courrier, correspondance

• Recevoir et trier le courrier.
• Rédiger et expédier toute la correspondance interne et externe du service, notamment la correspondance avec les autres services, les organismes extérieurs, etc.
• Recevoir, trier, enregistrer et acheminer les informations par courriel électronique.
• Acheminer les résumés de dossier médical à la source de référence.
• Dès l’arrivée des résultats de laboratoire, ou des rapports d’examen, les classer par médecin et leur remettre.

Tenue des dossiers et classement

• Ouvrir un dossier dans e-Clinibase pour chaque nouvelle admission.
• S’assurer que tous les rapports ou formulaires portent le nom de l’usager.
• Préparer à l’avance les documents nécessaires à une admission de l’usager.
• S’assurer que toutes les informations pertinentes sont inscrites et tenu à jour dans e-Clinibase.
• Faire le suivi des dossiers en respectant les demandes du médecin ou de l’infirmière attitrée à la clinique.
• Retourner aux archives les dossiers lorsque complétés.
• Transférer les dictées via Filezila, les faire corriger et valider par chaque médecin et les acheminer par la suite au médecin référent ou autre personne à la demande du médecin responsable.

Commandes et rangement de la papeterie et autres fournitures

• Tenir à jour l’inventaire de la papeterie et s’assurer du maintien des quotas établis.
• Ranger la papeterie lors de la livraison, s’assurer de remplir les étagères et les différents présentoirs.
• Effectuer les photocopies nécessaires au service.
• Identifier les armoires, les tiroirs, les tablettes, les cartes et autres.

Activités d’amélioration continue de la qualité des soins et services et de la gestion des risques

• Participer à l'amélioration continue de la sécurité et de la qualité des services;
• Contribuer au maintien d’un environnement et d’une pratique sécuritaires par le respect et l’application des politiques, procédures et règlements en vigueur au sein de l’établissement;
• Déclarer toute situation à risque (incident) ou accident et collabore à l'analyse de l'événement;
• Participer à l’identification et à l’application des solutions en vue d’éviter toute récurrence d’un événement indésirable

FONCTION SPÉCIFIQUES :

Agente administrative à l’accueil

• Accueil de l’usager et de sa famille à son arrivée et en tout temps.
• Diriger et donner les informations appropriées à l’usager, les familles ou les visiteurs (informations sur les cliniques, stationnement, diriger les usagers à l’admission, etc).
• Répondre aux appels téléphoniques, faire suivre les appels et messages aux personnes concernées.
• Coordonner la journée des cliniques (intervenants/ médecins/ locaux).
• Entrer les présences des patients dans e-Clinibase.
• Préparer les dossiers pour les cliniques du matin, sauf les infiltrations.
• Assurer le suivi des demandes faites par les médecins, concernant les usagers ou les dossiers, aux agentes des cliniques respectives ou aux infirmières.
• Faxer lorsque demandé des documents d’information sur les cliniques.
• Confirmation des rendez-vous des cliniques

Agente administrative responsable de l’organisation des cliniques attitrées

• Assure la gestion des horaires des médecins et des rendez-vous pour les usagers des cliniques dont elle a la charge.
• Assure la gestion de la liste de rappel et fixe les rendez-vous de cliniques.
• Traite les demandes de consultations reçues (feuilles d’analyse de la demande et entrées dans e-Clinibase) puis les fait suivre aux médecins et/ou à l’infirmière responsable des cliniques.
• Fait le suivi des dossiers en respectant les demandes des médecins et des infirmières responsables des cliniques.
• S’assure que les dossiers sont retournés aux archives lorsque les infirmières ont fini de les traiter et que toute information pertinente a été indiquée dans purkinje.
• Assure la gestion des correspondances de routine pour ses cliniques.
• S’assure de faire suivre les résultats d’examen des usagers aux infirmières / médecins.
• Aide à rédiger et à créer des documents, des communiqués, des tableaux ou des outils de travail pour les différents professionnels des cliniques externes.
• Appelle les services techniques lorsque le besoin se présente (réparations mineures, entretien ménager, etc.) et diriger l’employé au besoin, s’assurer du suivi, faire les relances au besoin.
• S’assure de tenir à jour la liste des patients en attente dans e-Clinibase
• S’assure de l’envoi des lettres des patients refusés/annulés

Le titulaire du poste doit être en mesure d’exécuter toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences :

EXIGENCES :

Doit détenir un DES-métier en secrétariat médical
OU
Une Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat médical
OU
Une Attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat médical
OU
Doit détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ et deux (2) ans d'expérience à titre de secrétaire médicale
Doit réussir le test de français, Word, terminologie médicale et ainsi que l'entrevue de sélection
Anglais serait un atout

Remarques :

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.

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